Em discussões recentes relacionadas a mensagem postada anteriormente neste blog, surgiram dúvidas acerca das diferenças entre os conceitos de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) e o Gerenciamento de Registros (RM). Imaginando que as dúvidas sejam bastante comuns, devido ao ainda baixo nível de adoção do RM no Brasil, segue uma breve explicação das diferenças entre os dois conceitos.
"Documentos" agregam informações que são geradas e consumidas no dia a dia de trabalho, e são o principal elemento de troca entre os "trabalhadores de informação" (information workers) de uma organização. "Registros", por outro lado, têm por objetivo comprovar que as regras vigentes e compromissos assumidos foram cumpridos. Os registros oferecem às "partes interessadas" (advogados, acionistas, diretoria, entre outros) os meios para auditoria e obtenção de evidências sobre operações realizadas e decisões tomadas pela empresa.
Documentos têm consultas e atualizações frequentes. Registros, por sua vez, têm acesso restrito e não podem ser alterados após terem sido colhidos. Muitos documentos são também considerados registros, já que contém informações essenciais aos auditores.
O conceito de GED, sempre suportado por ferramenta de software, é bastante disseminado e é utilizado por um grande número de empresas. Visa centralizar o armazenamento de documentos corporativos em uma biblioteca única, que de outra forma estariam guardados em localidades dispersas, escolhidas a critério de seus autores. O uso do GED facilita atividades como a localização de documentos, atualizações conjuntas, restrições de acesso a pessoas não autorizadas, e armazenamento de versões anteriores.
Softwares que suportam Records Management apresentam algum grau de similaridade com aqueles dedicados a GED. Também oferecem bibliotecas para armazenamento, e sofisticados mecanismos de classificação e busca. Entretanto, softwares de RM têm papel quase inverso em relação àquele de um software voltado ao GED. Enquanto que softwares de GED são permeáveis a toda a organização, softwares de RM se comportam como cofres. Seu acesso é restrito a poucas pessoas, e sua instalação tipicamente ocorre em infraestrutura à parte, que é sujeita a políticas de segurança mais rígidas.
Tendo em vista estas considerações, eventualmente o uso de GED pode ser suficiente para determinadas empresas. Contudo, a atuação em ambientes de negócios em que há regulamentações claras, provenientes de agentes externos à organização (ex: órgãos governamentais), irá provavelmente requerer a implementação dos 2 conceitos, que deverão atuar de forma concomitante.
O entendimento das diferenças entre GED e RM é importante, porque permite a definição dos próximos passos.