As pessoas nas organizações em seu fluxo de trabalho precisam produzir e compartilhar conteúdo dos seus processos em vários ambientes na organização. Uma estrutura de diretórios organizada de acordo com as tarefas e projetos é um lugar comum nos desktops.

Com a importância das redes sociais e a possibilidade de facilitar e fortalecer a troca de informações entre as pessoas utilizando ambientes na web várias organizações começaram a implementar plataformas de colaboração aos moldes do facebook e twitter integrando-as em suas estruturas e fluxos de trabalho, processos e responsabilidades.

Simplesmente disponibilizando as plataformas sem investimento em uma abordagem de gestão orientada para a colaboração a pressão acaba sendo voltada para o uso das soluções para publicação de conteúdos como justificativa para a sua implementação. E os colaboradores as inserem como mais uma ferramenta que não substitui as suas práticas.

Ou seja, ao invés de implementar uma plataforma nova e ensinar às pessoas a utilizarem é mais importante uma abordagem de gestão que estimule a colaboração e definir que a partir deste ponto todo o trabalho deverá ser realizado utilizando a plataforma.

O benefício real das ferramentas está associado ao impacto que elas têm diretamente no negócio. É preciso saber, por exemplo, onde a colaboração – dentro da empresa e com agentes externos – é mais necessária. Isto não quer dizer que toda a colaboração deve ser direcionada top-down, mas não saber pelo menos onde há maior necessidade e probabilidade disto acontecer significa não conhecer o próprio negócio.

Plataformas de colaboração na web que permitem a comunicação, a troca de informações e publicação de conteúdos não deveriam ser apenas uma alternativa a estrutura de diretórios. Durante o planejamento da adoção de plataformas de colaboração em sua organização pense em primeiro lugar em seus processos e em que nível eles permitem a colaboração entre as pessoas de diversos setores da organização sem a mediação direta dos gestores. Se não, teremos apenas uma nova alternativa para a estrutura de diretórios e as pessoas continuarão trabalhando em seus silos.

Ao longo dos anos aprendemos que colaboração sem propósito, sem direcionamento pode ser tão improdutiva quanto a não colaboração. Aliás, ninguém gosta de perder tempo com coisas irrelevantes e sem foco. Se as redes internas e externas podem gerar conexões inesperadas, a colaboração efetiva no contexto de uma organização demanda – em geral – esforço, objetivos compartilhados e reconhecimento.

Cuidado! Nem tudo que cai na rede é peixe!

Fabiano Caruso

@caruso

Claudio Terra

@claudioterra