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Patrocinador: papel essencial na governança de portais corporativos

19
mai
2010

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Implementar um projeto de portal corporativo não é uma tarefa das mais simples. Envolve muito esforço de gestão, planejamento e engajamento de áreas, pessoas e recursos financeiros.

Contudo, esse desafio não precisa ser assumido de maneira solitária. Uma governança bem estruturada logo no início do projeto pode ajudar - e muito - a garantir o seu sucesso. Papéis podem ser assumidos no nível estratégico, operacional e tático neste sentido. Todos os papéis possuem função e importância específica, mas meu objetivo aqui hoje é falar um pouco sobre o papel do patrocinador.

O patrocinador geralmente é representado por alguém da alta administração, que tenha grande poder de articulação e de influência nos vários níveis da organização.

Há projetos em que esta figura do patrocinador não existe. Nestes casos, a equipe acaba enfrentando algumas barreiras - normais em um projeto deste tipo - que poderiam ser superadas com muito mais facilidade se houvesse o apoio e a presença da liderança da organização. Alem disso, por não ter apoio no nos níveis mais altos, o projeto não tem força na empresa; fica em uma situação frágil perante outras prioridades organizacionais e pode perder recursos mais facilmente.

Há casos em que a figura do patrocinador existe e está formalizada. Porém, não existe um alinhamento claro de expectativas; ele não entende o seu papel no projeto. É o típico caso de quem apenas "corta a faixa", mas não se envolve diretamente nos desafios mais críticos do projeto. Os problemas na prática são os mesmos do primeiro caso.

Há, no entanto, casos em que a participação do patrocinador é muito bem definida, comunicada e acompanhada. Neste caso, todas as decisões do projeto são tomadas de maneira alinhada à estratégia da empresa, os recursos são articulados com mais facilidade, os conflitos solucionados com mais agilidade e o projeto é visto como prioritário dentro da organização.

No terceiro caso – e em todos os projetos que desejam adotar uma governança efetiva – o papel do patrocinador deve passar por algumas das questões a seguir:

  • Apoiar a mitigação de riscos mais críticos do projeto;
  • Atuar como último nível na escala de solução de conflitos;
  • Garantir prioridade do projeto na agenda organizacional e apoiar a articulação do esforço necessário das áreas durante o andamento dos trabalhos (entrevistas, validações, etc.);
  • Aproveitar interações existentes com os colaboradores para comunicar a importância do projeto para a instituição e a necessidade da colaboração de todos;
  • Reconhecimento da participação dos vários atores ao longo do projeto

    O patrocinador deve ser parte da governança também depois do projeto implementado. Isso porque o trabalho e os desafios do portal não terminam: adoção e engajamento dos usuários alocação de orçamento, tempo e colaboração das pessoas, direcionamento estratégico, etc.

    Twitter: @prfloriano

  • Patrocinador: papel essencial na governança de portais corporativos
    Implementar um projeto de portal corporativo não é uma tarefa das mais simples. Envolve muito esforço de gestão, planejamento e engajamento de áreas, pessoas e recursos financeiros.

    Contudo, esse desafio não precisa ser assumido de maneira solitária. Uma governança bem estruturada logo no início do projeto pode ajudar - e muito - a garantir o seu sucesso. Papéis podem ser assumidos no nível estratégico, operacional e tático neste sentido. Todos os papéis possuem função e importância específica, mas meu objetivo aqui hoje é falar um pouco sobre o papel do patrocinador.

    O patrocinador geralmente é representado por alguém da alta administração, que tenha grande poder de articulação e de influência nos vários níveis da organização.

    Há projetos em que esta figura do patrocinador não existe. Nestes casos, a equipe acaba enfrentando algumas barreiras - normais em um projeto deste tipo - que poderiam ser superadas com muito mais facilidade se houvesse o apoio e a presença da liderança da organização. Alem disso, por não ter apoio no nos níveis mais altos, o projeto não tem força na empresa; fica em uma situação frágil perante outras prioridades organizacionais e pode perder recursos mais facilmente.

    Há casos em que a figura do patrocinador existe e está formalizada. Porém, não existe um alinhamento claro de expectativas; ele não entende o seu papel no projeto. É o típico caso de quem apenas "corta a faixa", mas não se envolve diretamente nos desafios mais críticos do projeto. Os problemas na prática são os mesmos do primeiro caso.

    Há, no entanto, casos em que a participação do patrocinador é muito bem definida, comunicada e acompanhada. Neste caso, todas as decisões do projeto são tomadas de maneira alinhada à estratégia da empresa, os recursos são articulados com mais facilidade, os conflitos solucionados com mais agilidade e o projeto é visto como prioritário dentro da organização.

    No terceiro caso – e em todos os projetos que desejam adotar uma governança efetiva – o papel do patrocinador deve passar por algumas das questões a seguir:

  • Apoiar a mitigação de riscos mais críticos do projeto;
  • Atuar como último nível na escala de solução de conflitos;
  • Garantir prioridade do projeto na agenda organizacional e apoiar a articulação do esforço necessário das áreas durante o andamento dos trabalhos (entrevistas, validações, etc.);
  • Aproveitar interações existentes com os colaboradores para comunicar a importância do projeto para a instituição e a necessidade da colaboração de todos;
  • Reconhecimento da participação dos vários atores ao longo do projeto

    O patrocinador deve ser parte da governança também depois do projeto implementado. Isso porque o trabalho e os desafios do portal não terminam: adoção e engajamento dos usuários alocação de orçamento, tempo e colaboração das pessoas, direcionamento estratégico, etc.

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