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Intranet 2.0 - mais jardinagem, por favor

27
mar
2012

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Tenho encontrado pelas redes sociais afora uma série de posts, apresentações, artigos e palpites em torno do tema que (parece) finalmente começa a na pauta de discussão de gestores de intranets e portais: a intranet social. Parece que todos concordam que a principal diferença aqui está na mudança radical do papel do funcionário/colaborador, que deixa de ser um mero consumidor (ou comentador) de notícias internas e passa a ser um ator do processo, uma fonte de informações e também crítico de outras opiniões e ideias. Estamos falando realmente de um ecossistema que tende a ficar cada vez mais complexo e complexo e complexo...
 
E é justamente nesta hora que os responsáveis pela gestão destas intranets começam a arrancar os cabelos: como controlar? como administrar essa complexidade cada dia maior? A resposta não é simples e óbvia. Ou mesmo definitiva. Na verdade, nem sei ao certo se existe uma única resposta ou solução "pronta-pra-usar" para isso. Mas com certeza podemos (e devemos) pensar e discutir uma abordagem para esta questão. Ou pelo menos uma analogia que venha facilitar a visualização dessa situação.
 
A imagem que me vem à cabeça para ilustrar este grande desafio de gestão de uma intranet corporativa no contexto de um mundo cada vez mais interconectado, fragmentado e colaborativo é justamente a de um jardineiro (ou paisagista, se preferirem). Não que eu tenha muita experiência em cuidar de jardins e plantas, mas cresci observando de perto minha mãe, essa sim uma exímia jardineira, dona e soberana de mais de uma centena de vasos espalhados pela casa de minha infância e mais cinco jardins (frente, fundos e mais três jardins de inverno da casa). Por mais que minha mãe dissesse o que ia plantar e o que esperava de cada um destes jardins (o da frente pra deixar a casa mais bonita, e o dos fundos pra deixar a casa mais fresca), eu ficava impressionado com o fato de as plantas não seguirem as ordens da minha mãe. Era um tal de planta que não "pegava", outra que não se dava bem com sombra, calor ou muita água e outras que simplesmente eram rebeldes em qualquer lugar. E o mais interessante era justamente ver o quão tranquilo e natural era tudo isso para minha mãe. Nada de arrancar cabelos, de jogar tudo fora e etc. Ela simplesmente ia acompanhando, ajustando, podando, replantando, adaptando e corrigindo a rota dos jardins e vasos da casa.
 
Agora, vários anos depois, penso justamente nesta atitude de jardineiro quando escuto das pessoas responsáveis pela gestão de intranets as preocupações acerca de como garantir que cada funcionalidade e pedaço da intranet seja utilizado adequadamente por todos os funcionários. Talvez eu comece a utilizar mais frequentemente esta metáfora de jardinagem para mostrar que o mais importante é ter uma visão de futuro para cada uma das áreas e funcionalidades (seja para deixar o jardim da frente mais vistoso, ou para refrescar melhor a parte de trás da casa, onde ficavam os quartos de dormir) da intranet ou portal. Que a governança destes ambientes passa cada dia mais por monitorar, avaliar, adaptar rotas e revisar continuamente conceitos e funcionalidades. Que uma abordagem engessada e totalmente inflexível pode acabar trazendo mais prejuízos do que vantagens (afinal, pode ser mais fácil pular para o gramado do vizinho) para as organizações. O que vocês acham? Um pouco mais de jardinagem virtual nos faria bem?
 
twitter: @cesfranco
 
 

Intranet 2.0 : sua empresa está realmente preparada?

18
out
2011

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Nos últimos anos, as intranets corporativas têm se transformado por inúmeras razões: reorganização empresarial, alianças e fusões com outras empresas, upgrade tecnológico, integração com sistemas e desenvolvimento de layouts mais atraente. A princípio todas estas transformações são justificáveis, mas o que, em geral, falta é uma visão compartilhada entre os executivos da organização sobre qual a contribuição da Intranet em termos de comunicação interna, apoio à execução eficaz dos processos de negócio, capacitação, mobilidade, etc.

Atualmente, o grande buzz são as redes sociais.

 

Temos visto uma quantidade de empresas que desejam tornar sua Intranet em uma espécie de rede social interna, pela qual os funcionários podem interagir, conversar e participar de grupos de trabalho. Objetivos explícitos associados às redes sociais incluem: fortalecer o tecido social da empresa fazendo os colaboradores se sentirem parte da em­presa, facilitar a troca de conhecimento e colaborar para inovar.

 

É esse o desejo da sua empresa?

 

Não há como ser contra a esta megatendência. É fácil observar, porém, que na maior parte dos casos, esta e outras transformações das intranets corporativas ocorrem sem planejamento adequado: algumas modificações visam apenas mudar a cara da página, mantendo informações com os aniversariantes do mês. São modificações que ficam aquém do potencial das intranets corporativas. Outras, pelo contrário, ocorrem para além do que a maturidade cultural da empresa poderia suportar. É o caso de uma proposta de rede social interna em uma empresa na qual nem se permite que os funcionários acessem suas próprias redes sociais! Ou mesmo seus e-mails pessoais!

 

Uma iniciativa robusta é aquela destinada a formalizar a Intranet como ferramenta corporativa estratégica. Para isso é necessário forte alinhamento entre os gestores de diversas áreas como Comunicação, Tecnologia da Informação e Recursos Humanos, assim como de líderes das áreas de negócio da empresa. E este não é um exercício trivial. Executivos destas áreas precisam estabelecer uma visão comum sobre as oportunidades associadas a uma intranet corporativa, ao mesmo tempo em que reconheçam os desafios de gestão dessa ferramenta dentro de suas empresas.

 

Voltando à questão do buzz das redes sociais: é preciso, antes de almejar a intranet em forma de rede social interna, reconhecer a maturidade da empresa para inovar nesta direção. Estão os executivos da empresa alinhados sobre tal movimento? Há regras, governança e políticas bem estabelecidas? A cultura será acolhedora ou refratária a tal movimento?

 

Estas são apenas algumas questões, mas muitas outras existem. Que as redes sociais internas vão vingar como padrão das intranets das empresas mais inovadoras não temos dúvidas! Sua empresa, no entanto, está realmente preparada para este passo? Se não, o que está fazendo nesta direção?

 

Mariana Tavernari

@maritavernari

 

Claudio Terra

@claudioterra

Portais: Cuidado para não planejar o novo com o velho

13
out
2011

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Planejar novos ambientes de informação como sites, sistemas, intranets e portais atualmente exige maior conhecimento, propriedade e forte capacidade analitica dos envolvidos frente as diferentes disciplinas que norteiam o planejamento, de forma alinhar tecnologia, conteúdo e usuário sobre as diretrizes de negócio da empresa ou foco específico e não mais somente sobre uma necessidade momentânea, entusiasmo pessoal ou modismo do mercado.

 

Conceitos e métodos ultrapassados na hora de planejar pode trazer resultados pouco expressivos, sem impacto e sem seu investimento justificado, principalmente se considerarmos a velocidade de mudança quanto as tecnologias, formas de interação e consumo de informação, o novo pode ficar velho rapidamente.

 

Porém, o que mudou? Como pensar novos ambientes, investir e colher resultados em um cenário propenso a rápidas mudanças? Apenas como exercício, podemos analisar algumas características refletindo sobre alguns pontos que cercam o planejamento de um novo ambiente, vejamos:

 

Tecnologia: Plataformas robustas de alto custo e performance, hoje competem com ferramentas escalonáveis, de baixo custo, adaptadas a necessidades específicas das empresas e de interface amigável.

 

Perfil do Usuário: Usuários com postura exploratória, dedicada, com modelo de consumo e procura de informações previsiveis, hoje se misturam a usuários dispersos, exigentes, selecionadores de conteúdo e adaptados a recursos alternativos de navegação e busca.

 

Procura por Conteúdo: Estruturas de navegação que refletiam um modelo físico de organização e rotulação são preteridas por palavras-chave, folksonomia(classificação do usuário) e disponibilidade no momento que são relacionadas(cross-content).

 

Ambiente: O site como centralizador de informações “oficiais” mistura-se com perfis e menções desejadas e indesejadas nas redes sociais.

 

Experiência do Usuário: Sites amigáveis são eficientes e satisfazem o usuário, sites amigáveis e persuasivos são efetivos e satisfazem o usuário e seu “dono”.

 

As reflexões são válidas? Alguns desses cenários já interferem na forma como pensamos novos sites, sistemas e intranets? Temos outros pontos e mudanças a considerar?

 

Thiago Macedo
@tmacedo05

E se sua empresa tirasse o site do ar?

29
set
2011

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Que a internet se tornou – há bastante tempo - um poderoso canal de negócios, de oportunidades e um meio muito efetivo das empresas se promoverem, divulgarem seus serviços e se posicionarem no mercado, isso não deixa dúvidas, mas é acertivo dizer que todas colhem os frutos de cada investimento de tempo ou dinheiro feito na mesma? O site da empresa ou produto amplamente discutido e pensado em um passado recente é fundamental nos dias de hoje? O mesmo é um recurso comprometido frente a algum objetivo ou é apenas envolvido de forma simplista? Ele tem um propósito definido? Ou está alinhando as diretrizes de negócio da empresa?

 

Alinhar a estratégia de um site com as diretrizes de negócio da empresa é olhar para dentro e pensar em como o site poderia ser uma ferramenta que pode proporcionar benefícios tangíveis e intangíveis frente a diferentes necessidades da empresa, medindo o grau de importância, comprometimento e os resultados esperados.

 

Sobre essa perspectiva, ao planejar, mais do que excelentes fornecedores de tecnologia ou criatividade, é preciso contar com competências que somadas a essas, tragam uma visão de negócios, que saibam trazer o projeto de um novo site ao encontro das necessidades corporativas, agregando valor ao mesmo, justificando sua importância e investimento.

 

É claro que diferentes negócios requerem diferentes soluções e amplitude, ainda mais considerando o dinamismo e a velocidade de mudança da internet e das características de consumo, porém, não comprometer o site e os esforços na internet com resultados nos parece algo que ninguém poderia aceitar.

 

Seu site faz diferença no seu negócio? Tirá-lo do ar hoje, faria alguma diferença? Reflita!

 

Thiago Macedo
@tmacedo05

 

Claudio Terra

@claudioterra

Quer integração? Atualize as notícias de sua intranet!

25
ago
2011

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Você já deve ter percebido na intranet de alguma empresa por aí uma área de notícias. Mas você lembra se o texto mostrava informações novas, gerando valor à organização? Ou será que era uma nota da última reunião da diretoria executiva, realizada há semanas?

Pois bem, esse canal pode ser bem mais do que um apinhado de notas. Ao fazer a manutenção diária desta área do Portal Corporativo Interno, com uma equipe especializada, você terá uma ferramenta capaz de promover a gestão de mudanças, disseminar os valores da organização e permitir a participação dos colaboradores. Veja alguns benefícios das notícias em intranets:

·         Praticidade e agilidade na comunicação;

·         Democracia ao reduzir a hierarquia vertical da empresa;

·         Eficácia para divulgar boas práticas, a governança da empresa e prevenir a “radio peão”.

·         Sustentabilidade em custos e produção, pois não exige a impressão física.

Mas antes de botar a mão na massa é preciso planejamento. Você irá precisar:

1.     Saber o que pode comunicar;

2.     Conhecer seu público;

3.     Estudar a linguagem;

4.     Destinar uma equipe capacitada para o trabalho;

5.     Determinar quem irá auxiliar a equipe com pautas e informações;

6.     Buscar cooperação com outras áreas da empresa;

7.     Mensurar os resultados por análises qualitativas e quantitativas.

Tudo isso faz parte, ainda, de um fluxo de produção mais complexo. Você precisa conhecer a estratégia e o público da organização para definir uma linguagem. A partir daí, em cooperação com outras áreas, é preciso buscar pautas e, também em parceria, realizar a produção e a aprovação das notícias. A partir disso, será feita a publicação e você poderá, então, mensurar o retorno sobre o trabalho.

Para saber como colocar isso em prática, a TerraForum publicou um novo material sobre o tema. Confira neste link o artigo “Notícias em intranets: alinhe objetivos e aumente a produtividade”.

Enterprise 2.0: Direto de Boston Parte 2

23
jun
2011

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O segundo dia do evento sobre redes sociais corporativas continuou a gerar boas discussões sobre os bons e velhos temas de sempre.Destaco abaixo alguns highlights:
 
O que pode dar errado na adoção de uma estratégia de colaboração corporativa? Esta foi a pergunta que abriu a palestra de Andrew McAfee. Entre vários pontos ele destacou a liderança de "chefes fora de moda", em grandes linhas aqueles que ainda só conhecem baias, desktops e organogramas hierárquicos. O risco maior é o fato de tais chefes gostarem de tecnologia e liderarem projetos que construam ambientes digitais (intranets, portais, etc) que emulem esta estrutura de baias, organogramas e desktops. Excelente ponto!
 
E finalmente o tema gestão do conhecimento entrou em pauta. A boa sacada foi observar que social media está mais próxima de knowledge sharing (compartilhar conhecimento) do que knowledge management (gerenciar conhecimento). A diferença é sutil, mas é um ótimo início de conversa para arejar teorias e conceitos de GC.
 
Mais um ponto interessante, sobre implementação de uma cultura de colaboração e iniciativas de social media dentro de organizações: é fácil fazer a informação descer (dos executivos para o restante da empresa), difícil é fazer o conhecimento subir (e chegar aos líderes).
 

Algumas perguntas muito interessantes foram levantadas sobre métricas e social media dentro das organizações para ajudar a entender o que precisa ser feito:
1 - Porque medir?
2 - Quem irá analisar as métricas?
3 - Que tipos de métricas?
4 - Como coletar as métricas?
5 - Quando você vai precisar?

Twitter: @cesfranco

 

Enterprise 2.0: Direto de Boston Parte 1

21
jun
2011

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Boston em festa desde sábado passado. Não, não é por minha presença aqui. E nem pela Enterprise 2.0, conferência sobre social media no mundo corporativo que me trouxe até aqui. Por mais interessante (e importante) que seja discutir as oportunidades de uso de ferramentas e iniciativas de colaboração e mídias sociais dentro das empresas, os moradores de Boston estão comemorando mesmo o título de campeão de hóquei da NHL do Boston Bruins. Pelo o que entendi, é meio zebra, como se o Juventus de SP tivesse ganho o brasileirão. Ou algo do gênero.
 
Comemorações à parte, neste primeiro dia de palestras do evento uma nuvem de tags dos termos mais importantes teria mais ou menos estas palavras: comunicação unificada, métricas, governança, colaboração, mobilidade, compliance, efetividade. Ou seja, tudo aquilo que sempre queremos saber quando preparamos projetos de redes sociais corporativas. E nem sempre temos respostas.
Destaco algumas frases e ideias mais ou menos aleatórias pescadas aqui e ali no decorrer do dia:
 
  • Muito do que estão chamando de Enterprise 2.0 são, no fundo, ações de gestão do conhecimento com foco na estratégia de negócios e não em conceitos acadêmicos ou ferramentas.
  • O primeiro vetor que acaba levando uma empresa a tentar algum projeto de colaboração ou social media é apagar algum incêndio em algum processo ou departamento. Isso é uma ótima oportunidade, mas pode ser um grande tiro no pé.
  • É preciso parar de tentar fazer com o que o SharePoint se pareça com um site na intranet. O Facebook por acaso se parece com um website? E ele não funciona?
  • "Don't just retweet the revolution!". Em outras palavras: pare de ficar fazendo o papel de propagandista de aplicações e benchmarks "cool" sobre o tema e comece a fazer projetos simples e efetivos.
Amanhã mais um pouco de ideias e insights diretamente de Boston. E vocês podem seguir mais pílulas via @cesfranco ou seguindo a hashtag oficial do evento #e2conf

ROI para inglês ver

19
mai
2011

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A discussão sobre como calcular o retorno dos investimentos realizados para a implementação ou revisão de um portal corporativo é quase onipresente neste mundo de projetos de portais e afins. Algumas pessoas defendem cálculos complexos e "matemáticos" baseados em tempos de execução de tarefas antes e depois do novo portal (por exemplo); outros defendem a otimização da infraestrutura de TI em uma única plataforma para reduzir gastos de gestão de TI; e existem ainda aqueles que buscam pesquisas qualitativas de percepção de melhoria do clima organizacional e da marca da empresa para justificar estes
investimentos.
 
Todas estas alternativas são válidas e bem fundamentadas, mas não é este o ponto que quero discutir neste post. Meu ponto hoje diz respeito aos motivos de se buscar este cálculo do retorno do investimento (ROI, da sigla Return On Investment, em inglês). A pergunta sobre quanto, quando e qual será o retorno do meu investimento na criação e/ou reformulação surge, na grande maioria das vezes, antes mesmo de se iniciar o tal projeto. Acaba virando condição básica para o início do próprio projeto. Ok, isso é realmente importante. Então os responsáveis da empresa pela elaboração do projeto saem correndo atrás de cálculos, metodologias, argumentos e, principalmente, números.
 
O problema que tenho percebido ao longo de anos e anos de experiência em projetos de implementação de portais corporativos em grandes organizações é justamente o fato desta preocupação com o ROI existir apenas e tão somente no momento da justificativa para a venda interna do projeto. Em boa parte dos contratos que assinamos somos cobrados em definir parâmetros, indicadores e processos de monitoramento que mostrem se os resultados buscados pelo investimento estão sendo atingidos ou não. E, em caso negativo, quais ações precisam ser desencadeadas para "corrigir a rota" naquilo que não saiu conforme o previsto.
 
Tudo muito bom, tudo muito bem. Mas a realidade acaba sendo outra na grande maioria dos casos. Ao finalizarmos estes tipos de projeto, percebemos que o tal monitoramento raramento é feito. Ou, quando acontece, parece ser algo absolutamente pro-forma, para "cumprir tabela", como se diz no futebol. Acabam virando números e apresentações de resultados que são engavetados e não disparam ações de correção de pontos na gestão do portal corporativo que visem justamente atingir os resultados buscados. ROi para inglês ver, basicamente.
 
twitter: @cesfranco
 

Ainda existe espaço para uma Intranet 1.0?

02
mai
2011

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Felizmente tenho ouvido cada vez mais esta pergunta conversando com os responsáveis e/ou gestores de intranets em grandes empresas brasileiras (sejam estas pessoas de TI, Marketing, Comunicação ou RH). Isso mostra que as ferramentas e funcionalidades 2.0 (ou de mídias sociais, se preferir) estão finalmente chegando às pessoas que pensam e implementam as intranets nas suas respectivas empresas. Sabemos que a adoção de funcionalidades que utilizamos largamente em nossas casas (Twitter, Facebook, etc) pelas empresas no escopo de sua comunicação e gestão interna é sempre mais lenta. Mas também sabemos que é inevitável. E parece que a hora está chegando.
 
Mas volto uma casa para responder minha própria indagação no título deste post: existe espaço para uma intranet 1.0? Infelizmente sim. E felizmente não. Confuso? Provavelmente. Mas o que quero ressaltar aqui é que não adianta muito partir para uma intranet totalmente colaborativa e 2.0 sem antes ter uma boa estrutura, seja tecnológica ou de gestão de conteúdos (e aqui incluo uma sólida arquitetura de informação, taxonomias, governança e etc). E se sua intranet ainda não lida de uma maneira madura com estes pontos, sua empresa terá que fazer isso antes de sair implementando soluções mais amplas de redes sociais. Esta é a parte do infelizmente.
 
A parte do felizmente, diz respeito direto à inevitabilidade de se utilizar ferramentas mais colaborativas na sua intranet. É uma demanda reprimida, que com certeza alguma área ou processo específico de sua emmpresa tem. Um grupo de pessoas que trabalha de uma determinada maneira ou que tem uma meta ou objetivo específico que irá se beneficiar tremendamente com o uso de ferramentas 2.0. Sentiu o cheiro de piloto? Isso mesmo. Busque encontrar esta demanda em sua empresa para experimentar de forma consistente novos aplicativos para a sua intranet. Com certeza algumas pessoas irão querer participar. E essa é a parte do felizmente.

TICs e o Aprendizado Individual e Organizacional

29
ago
2010

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Gestão do Conhecimento como disciplina e prática de gestão estruturada sugiu mais ou menos em paralelo com o uso da Internet no contexto corporativo. Isto não quer dizer o uso intensivo da tecnologia da informação e comunicação sejam sinônimos da Gestão do Conhecimento. Longe disso. Contudo, não há como negar que as organizações são geridas de forma muito distinta hoje do que há 15 anos quando a Internet dava seus primeiros passos no mundo corporativo. É muito mais rápida e eficiente a comunicação corporativa e, principalmente, o trabalho colaborativo síncrono e assíncrono com pessoas separadas geograficamente.

Confiança, no entanto, continua sendo o ingrediente fundamental. Neste sentido e no contexto digital é muito interessante notar as diferenças entre gerações. É muito evidente que as gerações mais jovens tendem a desenvolver relações de confiança com pessoas com as quais pouco ou nenhum contato direto pessoal elas detinham previamente. Esta é uma mudança de comportamente que merece muita atenção no contexto corporativo, porque é muito óbvio e trivial compartilhar conhecimento e experiências de forma genuina com pessoas com as quais interagimos de forma recorrente no nosso dia a dia. Outro caso são pessoas que raramente encontramos. Esta mudança de escala é um dos fatores e desafios fundamentais da produção, colaboração e compartilhamento de conhecimento no contexto organizacional.

Algumas pesquisas da neurociência já mostram, por sua vez, que as crianças que usam muito computadores e jogos eletrônicos desenvolvem partes diferentes do cérebro e forma de aprender intuitiva com os ambientes digitais. Não seria espantoso, ademais, se algumas medidas simples de comparação de velocidade também fossem realizadas. Tenho a impressão que tudo é feito de maneira muito mais rápida hoje. Uma comparação até meio trivial é interessante: no passado, apenas alguns profissionais eram ágeis na datilografia, hoje um grande contigente de pessoas não apenas acessam informação de múltiplos canais ao mesmo tempo, como são capazes de digitar informação e distribui-la em larga escala e tempo real dentro e fora das organizações. Para isso, basta ter acesso e dominar ferramentas muito simples de produção e compartilhamento de informação e conhecimento, como blogs, wikis e vídeos digitais.

Voltando ao início deste post reforçamos que Gestão do Conhecimento (GC) e Tecnologias de Informação e Comunicação (TIC) são longe de serem sinônimos, mas ignorar os impactos das novas tecnologias na forma como aprendemos como indivíduos e como membros de uma organização caracteriza-se também como uma miopía inaceitável. E estamos apenas no começo desta revolução. Como será o aprendizado individual e organizacional daqui uma geração? É hora de ter coragem e rever profundamento modelos de ensino nas Escolas e modelos de Gestão nas empresas.

 

Twitter: @claudioterra

 

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